Les EDI, qu'est-ce que c'est ?
Les échanges de données informatisées (EDI) font référence au partage de documents au format électronique d’un ordinateur à un autre. Il s’agit d’un système de communication permettant l’échange de documents commerciaux (un bon de commande par exemple) entre des entreprises partenaires, de manière dématérialisée et automatisée.
Fonctionnement et avantages des EDI
Les EDI sont un système automatisé, c’est-à-dire qu’aucune intervention humaine n’est requise pour assurer le partage des documents. Afin d’assurer que les ordinateurs de chacune des entreprises se comprennent, il est nécessaire que les documents échangés répondent à un format standard. Un format standard fait référence à des règles et structures que les documents échangés doivent respecter afin de garantir une communication claire ainsi que la fluidité des échanges d’informations.
Il existe plusieurs formats standards en termes d’EDI et les principaux sont :
- ANSI X12 : principalement utilisé en Amérique du Nord dans les secteurs de la distribution, du transport, de la santé, …
- EDIFACT : format utilisé à l’international, dans les échanges commerciaux entre différents pays
- TRADACOMS : format spécifique au Royaume-Uni, utilisé dans le secteur du commerce de détail
Le fonctionnement de ces formats et des EDI en général peut être représenté grâce au schéma ci-dessous :
Ce schéma met en évidence, étape par étape, le rôle des EDI dans la conversion et la transmission des données entre les systèmes informatiques de différentes entreprises. La première étape consiste en la création du document qui est ensuite converti en un format EDI. Le document est ensuite transmis et traduit dans le format de son destinataire avant d’être traité par ses systèmes.
L’utilisation d’EDI présente de nombreux avantages :
- Gain de temps : les documents sont transférés de manière automatique, ce qui permet aux collaborateurs de se focaliser sur d’autres tâches
- Réduction des coûts : les EDI mettent fin aux documents papiers, ce qui permet de réaliser des économies sur l’achat de papier ainsi que sur le traitement des documents (impressions, stockage du papier, …)
- Une productivité accrue : l’automatisation réduit les marges d’erreur lors de la création des documents et de leur transmission
Comment intégrer un EDI ?
L’intégration d’un EDI requiert plusieurs étapes. La première étape consiste en l'analyse des besoins de l’entreprise.
L’analyse des besoins pour la mise en place d’un EDI comprend l'identification des partenaires avec lesquels les échanges de documents seront effectués ainsi que le type de documents qui seront échangés. Il est également nécessaire de choisir les formats standards qui seront utilisés avant de commencer l’évaluation des différentes solutions existantes.
La seconde étape d’intégration d’un EDI consiste à sélectionner le système d’EDI le plus adapté. Pour trouver l’EDI le plus adapté aux besoins d’une entreprise, il faut veiller à ce que les fonctionnalités proposées répondent aux besoins de l’entreprise. De plus, il faut choisir entre une solution en mode SaaS (Software as a service) ou hébergée sur les serveurs de l’entreprise. Une fois la solution d’EDI sélectionnée, il faut la configurer en créant les profils des partenaires, en définissant les règles de validation de la qualité des données,…
Enfin, après avoir effectué les tests et validations nécessaires, la solution d’EDI peut être mise en production.
L’utilisation des EDI dans le domaine du transport de marchandises
1. Les EDI pour le transport
L’utilisation des EDI présente de nombreux avantages dans plusieurs secteurs, notamment celui du transport (maritime, terrestre, ferroviaire, …). Du fait des nombreux avantages que présente ce système de communication, la majorité des leaders du transport (UPS, DHL, FedEx,…) ont opté pour les EDI afin d’optimiser leurs opérations.
En transport, les principaux usages des EDI sont :
- La gestion des commandes : le transporteur reçoit de manière automatique les bons de commandes contenant les différentes informations relatives à la commande (date de commande, coordonnées du fournisseur et de l’acheteur, détails des produits achetés,…)
- La gestion des stocks
- La gestion du transport des marchandises
- La facturation et les paiements
2. Le format EDIFACT
Le format de données le plus utilisé dans le domaine du transport est le format EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport), c’est aussi la norme la plus utilisée au niveau mondial. La structure des échanges de données sous le format EDIFACT est soumise à une trame, c’est-à-dire à un ensemble de règles, afin de garantir que les acteurs se comprennent.
Voici un exemple d’une trame d’EDI EDIFACT entre un transporteur et un donneur d'ordre, remontant le statut de la livraison de deux colis de 100 kg avec une photo (sous forme d’une URL) et un commentaire (“bien livré”)
Cette trame est composée de plusieurs segments, chacun porteur d’une information spécifique :
- UNA : Définit les caractères de service du message.
- UNB : En-tête pour identifier les parties (transporteur et donneur d'ordre).
- UNH : Début du message avec une référence unique et la norme utilisée.
- BGM : Indique le type de message (statut de livraison).
- DTM : Date et heure du message.
- CNI : Référence unique de l'expédition.
- GID : Nombre total de colis.
- MEA : Poids total en kilogrammes.
- FTX : Texte libre pour les commentaires (exemple: "Bien livré").
- DOC : Référence au document ou fichier joint, ici une photo (code Z01 = photo).
- AUT+Z01 : Ajout d'une URL pour représenter la photo associée à la livraison
- UNT : Fin du message avec le nombre de segments inclus.
- UNZ : Fin de l'interchange.
3. Le GTF et son format INOVERT
Au-delà du format EDIFACT, d’autres normes de communication largement utilisées dans le domaine du transport existent. C’est le cas, notamment, du format INOVERT (INternational OVERland Transport). Ce format, utilisé spécifiquement dans le secteur du transport routier, a été créé par le Groupe de Transporteurs de Fret Terrestre (GTF). Le GTF est une association professionnelle qui représente les intérêts des entreprises de transport routier en France. L’une des principales missions de cette association consiste en la création de normes d'échanges de données. C’est donc pour mener à bien cette mission que le GTF a créé le format de communication INOVERT. Ce format de communication via EDI présente plusieurs avantages :
- Facilitation de la communication entre les acteurs du transport routier en leur offrant un format de communication commun
- Automatisation des processus de la chaîne logistique tels que la saisie des commandes ou encore la génération des avis d’expédition
- Offre un suivi en temps réel de l’acheminement des marchandises ainsi que des informations sur leur état
Le format INOVERT contient plusieurs messages couvrant les différentes étapes de la chaîne logistique. Les principaux messages de ce format sont :
- Le SCONTR : (document relatif aux contrats de transport, comportant des informations telles que les parties prenantes, les marchandises,…)
- Le DISPOR (marchandises prête à être prises en charge par le transporteur)
- Le REPORT (compte-rendu détaillé d’un transport effectué)
De plus, en tant que membre du GTF, le TMS Toncarton a accès à tous les protocoles EDI du GTF. Toncarton est capable d’interpréter les EDI, de les afficher, puis de les intégrer dans le module “Expéditions” tout en conservant l’ensemble des informations du fichier, à savoir :
- Nom du client
- Adresse et coordonnées
- Type de colisage, volume, poids
- Références
- Génération d’étiquettes de traçabilité par code-barres
- Statut de livraison etc
Les informations de statut de livraison, POD, etc., sont ensuite renvoyées dans le même langage que celui du donneur d’ordre.
Ainsi, grâce à l’utilisation des EDI et ses différents formats, tels que l’INOVERT, les entreprises du secteur du transport peuvent bénéficier d’une amélioration de leur productivité ainsi que d’une meilleure organisation de leur chaîne logistique entre autres.
